אין הזדמנות שלישית

פעולה מתקנת היא ההזדמנות השנייה. ההזדמנות הראשונה אותה פיספסנו היא, כמובן, הפעולה המונעת.

ההזדמנות הראשונה
מהי פעולה מונעת? פעולה יזומה מראש למניעת כשלים במוצר, תהליך או אירגון. העידן הנוכחי מתרחש כולו בהווה, דבר המקשה על חשיבה עתידית. פעולה מונעת מחייבת לחשוב על העתיד. קשה ליזום פעולה מונעת כשאיננו יודעים בבירור מה אנו רוצים למנוע. בעיקר כשרמות האיכות משתפרות ומופעי הכשלים מצטמצמים. חשבו, למשל, מתי היתה לכם לאחרונה תקלת מכונית. אפילו פנצ'ר בגלגל. די מזמן, נכון?

פעולה מונעת דורשת מיקוד ומניע. כדי למקד את הפעולות המונעות רצוי לחלקן לתחומים, כגון:

פעולות מונעות במוצרים:

  • תכן אמין, למשל עם מקדמי ביטחון
  • התקני הגנה
  • גיבוי ויתירות
  • ניתוחי כשל בתכן המוצר

פעולות מונעות בתהליכים:

  • שיטות מונעות, למשל FIFO
  • הגנה על חומרים רגישים
  • הגנה ואחזקה של ציוד
  • תנאי עבודה נאותים לעובדים

פעולות מונעות בניהול האירגון:

  • תוכניות
  • נהלים
  • מבדקים וסקרים
  • הדרכה והעצמת עובדים
  • תקשורת פנימית יעילה
  • אוטומציה

אני הפכתי רשימה זו לרשימה מתמדת ומצטברת. כל פעם שאני זקוק לפעולה מונעת, תמיד אמצא ברשימה משהו מועיל.

כיצד ליצור מניע לפעולה מונעת?
כל פעולה מונעת קשורה באיזה אופן בהשקעה. על מנת שהצורך ישכנע, יש לערוך מאזן עלות-תועלת. בפרט, כדאי לציין את התועלות הבאות הקשורות בפעולה מונעת:

  •  מהי התועלת ללקוח? הלקוח הוא כוח וניתן לגייס אותו להצדקת הפעולה המונעת. מה גם שהצדקה זו מכוונת אותנו לפעולות מונעות ממוקדות-לקוח.
  • מהי התועלת לעובד? בסופו של דבר, העובד הוא המבצע של כל דבר, גם של פעולות מונעות. אם העובד אינו משוכנע…
  • מהי התועלת להנהלת האירגון? הנהלת האירגון מופקדת על ריווחיותו ורוצה לראות החזר השקעה מהיר. ניתוח עלות תועלת, אפילו פשוט, יסייע בהצדקת הפעולה המונעת.

דוגמה:
חברת שירות התלבטה כיצד לשפר את יעילות העבודה של מהנדסי השירות הטכניים. רבות דובר על כך כי הוראות העבודה אינן מעודכנות ואינן מפורטות. צוות שיפור שמונה לנושא המליץ כל כתיבה מחדש של הוראות השירות. הנהלת האירגון לא סמכה ידיה על מסקנות הצוות הן בגלל עלות העבודה והן מהתחושה כי גם ההוראות החדשות תתיישנה במהירות. בסופו של דבר הוחלט להקים אתר שירות מקוון (בהשקעה גדולה הרבה יותר), אולם הערכה הראתה כי החיסכון בשעות עבודה של מהנדסי השירות יחזיר את ההשקעה תוך 5 חודשים.

ההזדמנות השנייה
ההזדמנות השנייה היא פעולה מתקנת. כאן אין בעייה של מיקוד ומניע, כי עצם האירוע המחייב פעולה מתקנת יוצר מיקוד ועניין.

על מנת שפעולה מתקנת תהיה מועילה ויעילה, חייבים לשמור על כמה כללים:

  1.  ניתוח סיבות השורש: פעולה חיונית בדרך לפעולה מתקנת. טעות נפוצה היא התייחסות לסימפטום כאילו הוא שורש הבעייה.
  2. פעולה מתקנת מהירה: עם קרות האירוע נפתח חלון זמן, אלא שהוא קצר ומסתיים במפתיע. בקרות אירוע המחייב פעולה מתקנת, יש להסתער על הבעייה ולפתור אותה במהירות.
  3. אפקטיביות: בדיקת אפקטיביות הפעולה המתקנת אינה רק אימות הביצוע. להיפך, יש לוודא כי תוצאות הפעולה המתקנת משפיעות על שורש הבעייה.

אביא דברים בשם אומרם: ד"ר יוסף ג'וראן, מגדולי נביאי האיכות, ציין כי יש שתי רמות של פעולה מתקנת: פעולה מתקנת מקומית (Little q) ופעולה מתקנת רוחבית (Big Q). עם ביצוע פעולה מתקנת, יש לבחון אפשרויות להרחבת מעגלי ההשפעה של הפעולה המתקנת, ועל-ידי כך להפוך אותה ל"גדולה".
לסיום, שתי הערות ישומיות:

  1. ISO 9001:2015 ביטל את החובה בביצוע פעולה מונעת והרחיב את ההגדרה של פעולה מתקנת. טעות חמורה. מומלץ לקוראי עמוד זה לא ללכת בעיקבות התקן ולשמר את ההבחנה בין פעולה מתקנת לפעולה מונעת. ניתן, כמובן, לנהל אותן תחת אותה מערכת מידע, אולם אין להימנע מייזום פעולות מונעות.
  2. אל תשתמשו במונח הרווח CAPA (Corrective Action Preventive Action). להיפך, אל תיראו בפעולה מתקנת מבוא לפעולה מונעת. פעולה מונעת צריכה להיות יזומה בהתאם לתיכנון המוצר, התהליך או האירגון.