ורסטיליות עובדים מול האצלת סמכויות – איזו גישה עדיפה לשיפור ביצועים בארגון?

מאת אמנון מרגלית –  מכללת מסד

הקדמה

ניהול אפקטיבי של כוח אדם בארגון הוא מרכיב מרכזי בהבטחת הצלחה עסקית ושיפור מתמיד של תהליכים. שתי גישות ניהוליות משמעותיות בתחום זה הן ורסטיליות עובדים  (Employee Versatility) והאצלת סמכויות (Delegation of Authority)  . ורסטיליות עובדים מדגישה את פיתוח יכולתם של העובדים לבצע משימות שונות ולהתאים את עצמם לתפקידים מגוונים, בעוד שהאצלת סמכויות מתמקדת בהעברת אחריות לעובדים מסוימים תוך מתן עצמאות בקבלת החלטות.

שתי השיטות מבוססות על גישות מתקדמות בניהול איכות ושיפור ביצועים, והן מיושמות בתחומים שונים, לרבות תעשייה, שירותים, בריאות והיי-טק. הבנת היתרונות, החסרונות והשלכות היישום של כל אחת מהגישות תאפשר למנהלים לקבל החלטות מושכלות באשר לשיטה המתאימה ביותר לארגונם.

ורסטיליות עובדים – יתרונות וחסרונות

יתרונות הוורסטיליות

1. גמישות תפעולית – כאשר עובדים יכולים למלא מספר תפקידים, הארגון מסוגל להתמודד טוב יותר עם שינויים פתאומיים בכוח האדם, עם מחסור בעובדים ועם דרישות משתנות.
2. שיפור היעילות – היכולת להעביר עובדים בין תחומים שונים מפחיתה צווארי בקבוק ומסייעת בשימור רציפות תפעולית.
3. פיתוח עובדים – עובדים ורסטיליים נחשפים לתחומים שונים, מפתחים יכולות מגוונות, ויכולים להתקדם לתפקידי ניהול רחבים יותר.
4. שיפור שביעות רצון – עובדים שמאתגרים את עצמם בתחומים שונים חווים פחות שחיקה ועשויים לחוש סיפוק גדול יותר בעבודתם.

חסרונות הוורסטיליות

1. חוסר מיקוד מקצועי – עבודה במגוון תחומים עלולה למנוע מעובד להתמחות לעומק ולהפוך למומחה בתחום ספציפי.
2. עומס קוגניטיבי – מעבר מתפקיד לתפקיד עשוי להיות מאתגר ולגרום לעובד להרגיש מותש או מבולבל.
3. סיכון לירידה באיכות העבודה – עובד שמנסה לבצע מגוון משימות עלול שלא להקדיש די תשומת לב לכל אחת מהן, מה שעשוי לפגוע באיכות התוצרים.

האצלת סמכויות – יתרונות וחסרונות

יתרונות האצלת הסמכויות

1. העצמת עובדים – מתן סמכויות לעובדים מגביר את תחושת האחריות שלהם, משפר את המוטיבציה ואת שביעות הרצון שלהם.
2. הפחתת העומס על המנהלים – מאפשר למנהלים להתמקד בתכנון אסטרטגי ובקבלת החלטות קריטיות, במקום במיקרו-ניהול של משימות יומיומיות.
3. האצת קבלת החלטות – כאשר עובדים מוסמכים לקבל החלטות בעצמם, התהליכים בארגון הופכים למהירים ויעילים יותר.
4. שיפור הפיתוח המקצועי – עובדים שרוכשים סמכויות ניהוליות לומדים להתמודד עם אחריות רבה יותר, מה שמסייע בקידומם לתפקידים בכירים.

חסרונות האצלת הסמכויות

1. סיכון לטעויות – אם עובדים מקבלים סמכויות ללא הכשרה מספקת, הם עלולים לקבל החלטות שגויות שפוגעות בארגון.
2. קושי בבקרה ושליטה – ניהול רופף מדי עלול להוביל לפערים בתהליכים ולחוסר עקביות בביצועים.
3. אפשרות לאי-שוויון בהעמסת עבודה – אם חלק מהעובדים מקבלים סמכויות משמעותיות ואחרים אינם שותפים לכך, עלול להיווצר מתח בין הצוותים.

 

מתי לבחור בכל גישה?

• ורסטיליות עובדים מתאימה כאשר:
  • נדרש כוח אדם גמיש שיכול להתאים את עצמו לשינויים תכופים.
  • מדובר בארגון קטן שבו כל עובד צריך למלא מספר תפקידים.
  • רוצים לפתח עובדים כך שיוכלו להתקדם בתוך הארגון בעתיד.
  • יש צורך בצמצום תלות בעובדים בודדים ובמניעת צווארי בקבוק.
• האצלת סמכויות מתאימה כאשר:
  • יש עומס ניהולי רב ויש צורך לפנות את המנהל למשימות אסטרטגיות.
  • רוצים לטפח מנהיגות פנימית ולהכין עובדים לקידום עתידי.
  • יש חשיבות למומחיות והתמקצעות של עובדים בתחומים ספציפיים.
  • נדרשת קבלת החלטות מהירה ברמות שונות של הארגון.

מדוע לא נכון לשלב את שתי הגישות באותה קבוצת עובדים?

למרות שוורסטיליות עובדים והאצלת סמכויות הן שתי שיטות יעילות בפני עצמן, שילובן בתוך אותה קבוצת עובדים עלול ליצור בלבול וסתירה בתפקידים. מצד אחד, ורסטיליות דורשת מהעובד לבצע מגוון משימות בתחומים שונים, מה שמונע ממנו להתמקד בתפקיד ניהולי מסוים. מצד שני, האצלת סמכויות מעניקה אחריות ספציפית לעובד בתחום מסוים, ודורשת ממנו להעמיק בו ולקבל החלטות חשובות.

כאשר עובד מקבל גם סמכויות ניהוליות וגם אחריות על מגוון רחב של משימות, עלולה להיווצר עמימות תפקודית, חוסר מיקוד וקושי בניהול סדרי עדיפויות. לכן, יש לבחור בגישה המתאימה ביותר לכל קבוצה של עובדים בהתאם למטרות הארגון ולמאפייני התפקידים הנדרשים.

סיכום

במכללת מסד, הן בקורס למהנדסי איכות מוסמכים והן בקורס למנהלי איכות מוסמכים, נלמדות שיטות ניהול מתקדמות כגון ורסטיליות עובדים והאצלת סמכויות, לצד גישות נוספות לשיפור תהליכים בארגונים שונים. ההבנה העמוקה של יתרונותיהן וחסרונותיהן של גישות אלו מאפשרת למנהלים ליישם אותן באופן מושכל, תוך התאמתן לאופי הארגון ולמטרותיו האסטרטגיות.

שיפור מתמיד בניהול עובדים ושימוש נכון בכלים מתקדמים יכולים לתרום משמעותית ליעילות הארגונית, להעצמת עובדים ולשיפור שביעות רצונם, ולבסוף – לשיפור ביצועי הארגון כולו.