עליית מעמדו של מהנדס איכות ספקים

מאת גדעון הדן – מרצה ומנהל מכללת מסד

 

אורי (1) , מהנדס איכות ספקים (Supplier Quality Engineer, SQE) באירגון ציוד רפואי מהגדולים בארץ, טוען כי בתפקידו הנוכחי יש לו סיפוק ויכולת השפעה שבכמותם טרם ניתקל בקריירה המקצועית הארוכה שלו. אורי נמצא בתפקידו הנוכחי ארבע שנים, ובשל ניסיונו ובכירותו נבחר לחנוך מהנדסי איכות ספקים זוטרים ממנו. קודם למינויו לתפקיד שימש במיגוון תפקידים בחברה זו ובחברות אחרות, וביניהם מהנדס תכן, ראש צוות פיתוח מוצר, מנהל ייצור בחברת אלקטרוניקה וראש מטה השירות בחברה אחרת. אולם, טוען אורי, בתפקיד מהנדס איכות ספקים יש לו הזדמנות להכשיר ולהשפיע על עתידם של אירגוני ייצור ושירות הפועלים עבור אירגונו בארץ ובחו"ל.

"חו"ל?", שאלתי.

"כן", ענה אורי. "אנחנו צוות של 8 מהנדסי איכות ספקים בסניף הישראלי של החברה. המנהלת שלי יושבת במטה הרכש הגלובלי של החברה בפריז, צרפת. היא מעריכה תרומת מהנדסי איכות ספקים הישראלים, והטילה עלינו תפקידים מחוץ לישראל, למשל בהודו והונגריה".

ביקשתי שידגים תפקיד של מהנדס איכות ספקים וכיצד הוא משפיע על האירגון שלו ועל הספק.

"שותף", הגיב אורי, "לא 'ספק'. אנחנו מחשיבים את הספקים כשותפים וכך מתייחסים אליהם, החל במינוח וכלה במעשים. אגב, המונח 'שותף' שמור אצלנו לספק מוסמך בלבד. ספק שאינו מוסמך נקרא 'ספק'".

"דוגמה", ביקשתי.

"אנחנו עובדים תחת תוכנית עבודה שנתית. לכל אחד מאיתנו כמה ספקים לניהול שוטף וכמה ספקים חדשים לפיתוח והכשרה. אני למשל, אחראי על 22 ספקים. אבל פָּארֶטו עובד יפה ואת רוב זמני אני מייעד לחמישה ספקים חדשים שאני מפתח ומכשיר לרמת האיכות הנדרשת על-ידי החברה".

"תן דוגמה, בבקשה", התעקשתי.

"ברצון", ענה אורי. "היה לנו קשה עם ספקי אלקטרוניקה נוכחיים והחלטנו לפתח שני ספקי אלקטרוניקה חדשים, אחד בישראל והשני בהונגריה. הספק הישראלי הוא ספק Turn-key, כלומר, מייצר, מרכיב, בוחן, משמיש ומספק את המוצר ישירות לשוקי היעד. החברה שלי מוכרת מוצריה ב- 148 מדינות, כך שהאחריות עצומה. למרות שהספק הישראלי נחשב ספק טוב, עדיין רמת האיכות שלו רחוקה מרמת האיכות הנדרשת על-ידי החברה".

"שותף, לא ספק", תיקנתי אותו בחיוך.

"בהחלט 'שותף'. אנחנו דורשים שותפות, והם בהחלט שותפים להצלחה".

"מהן הדרישות?", שאלתי.

"פיתחנו מסמך הנקרא SQR, 'דרישות איכות מספקים'. מסמך זה מרכז כל הדרישות המקצועיות והטכנולוגיות של החברה מהשותף, כולל דרישות טכנולוגיה, ניהול איכות, בקרת איכות, אריזה, דיווח, ניירת מלַווה ואחריות. יש במסמך גם דרישות הקשורות לניהול סיכונים, ניהול פרויקט, מדיניות סביבתית, בטיחות עובדים, כללי תעסוקה הוגנת ודרישה שהשותף יפַתח תוכנית המשכיות עיסקית. המסמך בנוי בצורה מודולרית וכל ספק מקבל רק דרישות הרלוונטיות לו".

"מי מחליט?", שאלתי.

"אני, כמהנדס איכות ספקים, בהתייעצות עם הקניין הרלוונטי, וכפוף לאישור מנהלת איכות מקורות רכש (המנהלת שלי) ומנהל הרכש הגלובלי".

"בסדר", הקשיתי, "אז יש מסמך. אבל כיצד המסמך הופך ל'ספק', סליחה 'שותף', איכותי?"

"בתהליך ארוך", ענה אורי מבלי למצמץ, "לעיתים אורך שנתיים".

"שנתיים?" תמהתי. "ובינתיים לא צריכים את התוצרת של השותף?"

"אנחנו צריכים שותפים מעולים, לא סתם ספקים. ספק רגיל גורם הרבה כאב ראש. שותף מעולה מביא הרבה נחת ורווח. החברה שלי למדה זאת בדרך הקשה, אבל מאז שהחליטה, היא נצמדת למדיניות זו. לכן אנחנו פועלים לפי תוכנית ארוכת-טווח. אנחנו פועלים יחד עם מובילי הפיתוח לאיתור טכנולוגיות חדשות ומקורות חדשים, ואנחנו מסייעים בבחירת רכיבים וספקים כבר בשלב הפיתוח. בצורה זו אנחנו משיגים את מירווח הזמן הדרוש לנו לפיתוח שותף איכותי".

"כיצד אתם בוחרים מועמדים מתאימים?", שאלתי.

"יש לנו מערכת דירוג המבוססת על מספר מקורות מידע, כגון: שאלונים, סקרים טכנולוגיים, מבדקי איכות, הסמכות שהשותף מחזיק בהן, וכו'. לעיתים אנחנו מבצעים הזמנת ניסיון רק בשביל לרכוש ניסיון עם המועמד להסמכה".

"תמיד הסמכה? אין ספקים שאינם מוסמכים?"

"בטווח הארוך אנחנו רוצים הסמכת השותף. ספק שאינו מוסמך מחייב אותנו לליווי מקצועי של תהליך הייצור, להפעיל מבקרי איכות במקור וביקורת קבלה, להיות מעורבים בפיתרון תקלות ובעיות אצל הספק. זה הרבה כאב ראש והרבה עלויות. ספק שאינו משיג הסמכה תוך שנתיים מתחילת התהליך, מופרש. אין לנו סבלנות לספקים לא איכותיים או לא הישגיים".

"מה כולל תהליך הסמכת הספק?"

"התהליך ארוך וכולל ארבעה שלבים עיקריים. השלב הראשון נקרא אצלנו 'מועמדות', וכולל הערכה ראשונית של טכנולוגיה ואיכות ומסתיים בהסכם חתום עם הספק והסכמה לכניסה לתהליך ההסמכה. ההסכם מהווה מבחן רצינות עבור הספק. הרבה מועמדים מעוניינים לעבוד עימנו כי אנחנו נחשבים לקוח טוב מבחינה מסחרית ומעניין מבחינה מקצועית. אבל רוב המועמדים אינם מבינים בתחילת הדרך את המאמץ שיצטרכו להשקיע כדי לזכות בהסמכה הנכספת. זה האתגר הראשון שלנו, לבנות תוכנית הכשרה והסמכה אשר הספק לא יירתע ממנה, אבל גם לא יזלזל בה. זה דורש מאיתנו השקעה של הרבה שעות ספק".

"יש ספקים הפורשים במהלך תוכנית ההכשרה?" שאלתי.

"יש", ענה אורי ביושר, "וכל פרישה כזו נתפסת אצלנו ככישלון של SQE המטפל בספק".

"היו לך כישלונות כאלה?", הקשיתי.

"היו ולמדתי מהם המון. למשל, למדתי איך לרתום את המנהל ואת מנהלי השיווק [של הספק] לתהליך. ברגע שהם מבינים את הפוטנציאל, זהו מנוף אדיר להצלחה", ענה אורי.

"מהם השלבים הבאים של תוכנית ההסמכה?"

"השלב השני הוא הארוך ביותר", ענה אורי. "זהו שלב בו אנחנו מכשירים את הספק לעמוד בדרישות האיכות שלנו. אנחנו עוברים עם הספק על כל דרישה [של מסמך SQR] ומסבירים, מדריכים, קובעים תוכנית פעולה משותפת ומסייעים למימושה. זה שלב שגם עולה לנו הרבה כסף. היו מקרים שהעברנו קורסים אצל הספק, או מימָנו מומחה (2) ESD לשידרוג תשתית האלקטרוניקה של הספק. היו מיקרים שהשאלנו לספק ציוד ביקורת שלנו. 'השאלנו', לכאורה, אבל הציוד הזה לא חזר ואנחנו שמחים שהספק עושה בו שימוש שוטף".

"אלה השקעות כבדות", הקשיתי. "האם מישהו אצלכם עושה חשבון עלות-תועלת?"

"תמיד", ענה אורי. "אלא שהשאלה אינה אם יש תועלת אלא מתי ההשקעה תחזיר את עצמה".

"והתשובה?"

"לעיתים שנים", ענה אורי ביושר, "אבל אנחנו חברה גלובלית מובילה ויש לנו נשימה ארוכה".

"השלב השלישי הוא שלב ההסמכה. יש לנו שתי דרישות מצטברות להסמכת הספק: האחת, עמידה במבדק הסמכה. זהו מבדק אינטנסיבי הכולל בדיקה של הרמה הטכנולוגית ועמידה בדרישות האיכות. לעיתים אורך מספר ימים בצוות של שני מהנדסי איכות ספקים, לפחות. הדרישה השנייה היא קבלה (Acceptance) של אספקה ראשונה. לכן אנחנו מתזמנים את ההסמכה למועד בו נדרשת אספקת מנה ראשונה".

"ושלב זה תמיד מסתיים בהסמכת הספק?"

"לא תמיד, אבל בדרך-כלל. ספק שרוצה ומוכן לקבל את הליווי שלנו, יוסמך בסופו של דבר, אפילו אם נכשל בהסמכה הראשונה. אבל התהליך יסודי ואנחנו מתגברים את ההשקעה ככל שהפערים גדולים".

"נתקלת במקרים בהם הספק 'חוגג' את ההסמכה?"

"בדרך-כלל הספק רוצה לחגוג. היה לנו ספק שהזמין אותנו לישיבת דירקטוריון כדי לחגוג יחד את האירוע. אבל אנחנו דווקא מצניעים את החגיגה. חשוב לנו שהספק יבין כי האתגר לא הסתיים, אלא רק מתחיל".

"גישה מעניינת", המהמתי.

"גישה של שיפור מתמשך", ענה אורי. "אחרי ההישג, מגביהים את רף ההצלחה".

"ומה נותר לעשות אחרי השגת הסמכה?", שאלתי.

"כאן העבודה רק מתחילה", ענה אורי. "לספק, שמעמדו שודרג ל'שותף', יש אספקה לספק. בדרך-כלל זהו אתגר גדול יותר מעצם השגת ההסמכה. אנחנו מלווים את השותף בייצור והספקה, מתקנים טעויות מתודיות בשיטות העבודה שלו, מפקחים על אפקטיביות פעולות מתקנות. אנחנו קוראים לשלב הזה 'אחזקת ההסמכה'. באופן טבעי יש ירידת מתח אחרי השגת הסמכה, תפקידנו לשַמר את המתח הבריא הזה".

"כיצד עושים זאת?"

"במיגוון אמצעים. יש מדדים שהשותף נמדד בהם, יש ישיבה חודשית לדיון בתקלות ופעולות מתקנות. זמן מה אחרי השגת הסמכה ותלוי באופי האספקה, אנחנו דורשים מהספק שיפעיל תרשימי בקרה. גם כאן אנחנו עוזרים בהדרכה וביישום השיטה. אנחנו קובעים לשותף מהם הפרמטרים לבקרה".

נשענתי אחורנית על הכיסא שלי והמהמתי לעברו:

"אתה לוקח ברצינות את התפקיד. אתה נהנה ממנו?"

"ראשית", ענה אורי, "אין לי ברירה אלא לקחת ברצינות. זו דרכה של החברה שלי, אלה דרישותיה. גם אני נמדד לפי איכות הספקים, והמדידה הזו מכרעת".

"שנית, אני מרגיש כמו שותף לניהול הספקים שבאחריותי. רק בישראל אני תורם לפרנסתן של כאלף משפחות שנציגיהם עובדים ישירות עבורי. ובחו"ל עוד כמה מאות. זו אחריות אדירה".

"אחריות זו דומה לאחריות שהרגשת בתפקידיך הקודמים?"

"זו אחריות שונה לחלוטין. כשהייתי מהנדס פיתוח, הייתה לי אחריות מקצועית למוצר. אני גאה במוצרים שפיתחתי. כשהייתי מנהל פרויקט או מנהל ייצור, הייתה לי אחריות משימתית. עכשיו יש לי אחריות כוללת למוצרים, לתהליכים, ללקוחות, לשותפים ולעובדיהם. במקביל, החברה שלי מרוויחה המון ומוקירה את פועלינו, מהנדסי איכות ספקים. זו אחריות כבדה וגאווה עצומה".

שקעתי עמוק בכיסאי והִרהרתי ללא אומר בדבריו של אורי. אורי חש בהִרהורַי והוסיף כמעט בלחש:

"יש שלב בחיים שאתה נותן לניסיון ולידע שצברת לעבוד לטובתך. אני מרגיש שהגעתי לשלב הזה בקריירה המקצועית שלי".

"מהו השלב הבא?", שאלתי.

"איני יודע עדיין", ענה אורי, "אבל אני מרגיש כי התפקיד הזה מכין אותי כראוי לאתגר הבא".

"בהצלחה", עניתי, "ותודה על ראיון מאלף עימך".

"אני תמיד שמח שהניסיון שלי פורץ אל מעבר לגבולות הצרים של עבודתי", ענה. "בעזרתך", ניסה להחמיא גם לי.

 

 

מכללת מסד פיתחה מודל כוללני לניהול איכות ספקים ומלמדת את הנושא במסגרת קורס מהנדסי איכות (CQE). הכותב הינו מנהל מכללת מסד.

[1]   השם והאירגון מדומים בשביל שמירת חשאיות. אולם העלילה והציטוטים המובאים במאמר נכונים ומדויקים.

[2]   ESD, פריקה אלקטרו-סטטית (Electro-Static Discharge). שיטה לפירוק חשמל סטטי באופן מבוקר ממוצרי אלקטרוניקה מבלי שיגרום נזק למוצר.