פשטות כמפתח למצוינות במערכת ניהול איכות עקרון KISS
מאת אהוד גיתאי ואמנון מרגלית, מרצים במכללת מסד
פתח דבר
בעולם ניהול האיכות המודרני, ארגונים נדרשים לעמוד בדרישות תקינה מחמירות כגון
ISO 9001 ISO 13485, IATF 16949 וAS9100 . תקנים אלו מחייבים קיום נהלים ותיעוד מסודרים, אך מציאות זו עלולה להוביל לעומס מסמכים, נהלים מסורבלים ומידע עודף. עקרון KISS (ראשי תיבות Keep It Short and Simple ) מהווה גישה ניהולית חיונית המאפשרת יצירת מערכת ניהול איכות בהירה, קלה ליישום ומותאמת לדרישות התקינה. הגישה אינה מצמצמת את העומק המקצועי אלא מייצרת בהירות המובילה ליעילות, הבנה ושיפור מתמיד מושגים המודגשים בקורסי האיכות ובקורס עורכי מבדקים במכללת מסד.
עקרונות מרכזיים ליישום KISS במערכת איכות
- בהירות הנהלים – נהלים חייבים להיות קצרים, ישירים וברורים לכל העובדים המעורבים בתהליך, בדגש על עריכת נהלים כך שיעמדו בדרישות תקן ISO 9001 סעיף 7.5 (מידע מתועד) ויאפשרו למבקר פנימי או חיצוני לאמת את ההתאמה ללא קושי.
- תיעוד נגיש – יש להקפיד על כתיבה בשפה פשוטה וללא ז’רגון מיותר. במכללת מסד אנו מלמדים את עקרונות ניהול מסמכים והבטחת נגישות מידע, המהווים נדבך חשוב בתקני איכות רפואיים כגון ISO13485 .
- הדרכה ממוקדת – הדרכות צריכות להיות ענייניות, ממוקדות מטרה ומבוססות כלי עבודה יישומיים כגון SIPOC , תרשימי זרימה וPoka Yoke , נושאים הנלמדים ככלים לשיפור איכות במכללת מסד.
- תהליכים פשוטים ויעילים – יש לבצע בחינה מתמדת של תהליכים בהתאם לתפיסת Risk-Based Thinking המופיעה ב־ISO 9001:2015 . שלבים שאינם מוסיפים ערך אמיתי מבוטלים, בדומה ליישומי Lean Production בהם אנו מתנסים במהלך ההדרכות.
תרומת עקרון KISS לארגון ולמערכת ניהול האיכות
יישום קבוע של העקרון מאפשר הפחתת טעויות, שיפור בהבנת הדרישות ויצירת תרבות ארגונית בונה. עובדים ומנהלים מסוגלים לזהות נקודות לשיפור וליישם Continuous Improvement שהוא ליבת מערכת האיכות לפי ISO 9001 סעיף 10.2. במכללת מסד אנו מדגימים מעשית כיצד פשטות בתהליך הביקורת הפנימית ותיעוד מדויק מקצרים את זמן ההערכות ומעלים את התועלת הביקורתית.
סיכום
עקרון KISS מזכיר שאיכות גבוהה אינה תוצאה של מורכבות יתר, אלא של פשטות חכמה התואמת לדרישות התקנים ולקווי המנחה של מערכות איכות מתקדמות. מערכת ניהול איכות השומרת על נהלים קצרים, תיעוד נגיש ותהליכים יעילים אינה רק עומדת בתקן, אלא יוצרת תרבות ארגונית לומדת, משפרת וממוקדת ערך. זהו עקרון שמומלץ להטמיע כבר בשלב הלימוד וההכשרה של מובילי איכות כפי שאנו עושים במכללת מסד על מנת להבטיח שילוב מיטבי של מצוינות ופשטות לאורך זמן.
